Шаблон - це елемент, який може містити один або кілька документів всередині й використовується для створення конвертів.

Для створення нового шаблону, відкрийте вкладку "Шаблони", яка знаходиться в боковій панелі ліворуч та натисніть кнопку "Новий шаблон", яка  розміщена у верхній частині сторінки.

Відкриється редактор шаблону, за допомогою якого Ви можете створити, налаштувати та відправити шаблон по встановленому порядку обробки.

За замовчуванням, шаблон має структурований формат.

Структурований документ може включати в себе текст та стандартні поля WhiteDoc.

Робота з наповненням структурованого документа базується на:

• роботі з текстом ( наповнюється методом копіювання з необхідного джерела або просто введенням)  / таблицями / зображеннями за допомогою панелі візуального редактора - незмінна частина

• додаванні полів, що повинні чи можуть бути заповнені учасниками документообігу

Візуальний редактор дозволяє зручно працювати з форматуванням документа. Ви можете додавати параграфи, змінювати шрифти, форматувати текст, додавати зображеня, таблиці та посилання.

Також до шаблону можна додавати Зовнішні документи чи PDF документи. Для цього натисніть на кнопку "Новий документ" та оберіть необхідний Вам формат документа.

Натиснувши на поле Зовнішнього чи PDF документа,який було додано, редактор відобразить його властивості в боковій панелі праворуч.

До зовнішнього документа, що вже містить область для додавання файлу можливо додати лише такі Поля, як Підпис та ЕЦП.

---

Вкладка "Поля"

Для заповнення структурованого документу використовуйте вкладку "Поля"

Описання кожного поля Ви можете знайти в розділі Wiki "Динамічні поля":

• Текст

• Число

• Валюта

• Дата та час

• Вибір

• Чекбокс
• Меню
• Довідник
• Лукап

• А/Б

• Файл

• Таблиця

• Дублікат

• Формула

• Нумератор

• QR/штрихкод

• ЕЦП

• Підпис

Налаштування шаблону доступні одразу при його створенні і знаходяться у вкладках "Шаблон" та "Обробка".

---

Вкладка "Шаблон"

На початку створення шаблону чи після заповнення / додавання нових документів потрібно перейти у вкладку "Шаблон", де містяться основні деталі та налаштування:

Обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою * ("Назва" і "Опис" шаблону). За замовчуванням шаблон буде створено в папці "Мої шаблони" з доступом до шаблону на рівні мейлбокса. За допомогою іконки олівець можливо змінити розташування шаблону, рівень доступу до шаблону.

Задати розташування шаблону

В попап вікні можливо створити та обрати папку для зберігання шаблону:

Задати рівень доступу до шаблону

Щоб задати рівень доступу до шаблону натисніть:

В мейлбоксах, що були додані до списку "Обраних" даний шаблон буде відображатись в "Шаблони"-"Поділились з вами".

Доступ до шаблону також може бути розширено до рівня всього Акаунта чи до Публічного доступу.

Вибір Публічного доступу обумовлює доступ до шаблону усіх користувачів сервісу WhiteDoc. Доступ до шаблону на рівні Акаунта є спільним для всіх мейлбоксів акаунта.

В блоці Властивостей конверта можливо одразу вказати "Тему" і "Повідомлення" конверта з документами (в цьому випадку всі конверти будуть створюватись з вказаною темою і повідомленням).

Також можна встановити строк чинності конверта  (за замовчуванням конверт безстроковий):

Опціонально також можливо:

• "Заборонити делегування" - за включеного налаштування функціонал "Делегування".

• "Не відправляти файли по email" - за включеного налаштування функціонал "Поділитися конвертом" буде недоступний.
  

---

Вкладка "Обробка"

На вкладці "Обробка" представлені всі ролі учасників, які братимуть участь у подальшій обробці цього конверта.

У сервісі встановлені різні типи ролей учасників документообігу, які визначають їхні можливості та функції:

• Надсилає/Заповнює (Відправник) - ініціатор документообігу, створює конверт за шаблоном, заповнює отримувачів/поля та відправляє його. 

• Заповнює - заповнює визначені поля документа чи документів у конверті (можливо назначити на заповнення всіх типів полів, крім ЕЦП).

• Підписує- підписує документи у конверті (вказується тільки при додаванні поля ЕЦП і Підпис).

• Погоджує - учасник обробки документа, може затверджувати конверт та переводити його на наступний етап обробки, або відхиляти його (що призводить до статусу "Скасовано").

• Отримує копію - роль адресата, що отримує копію документів у конверті (не впливає на хід документообігу).
  

Нову роль можна додати використовуючи кнопку "Додати учасника" у вкладці "Обробка" або  під час редагування або додавання "Полів", натиснувши кнопку "Створити нову роль".

При додаванні нової ролі можливо не заповнювати «Мейлбокс». В цьому випадку при створенні конверта за цим шаблоном Відправнику щоразу потрібно буде вводити його самостійно або ж закріпити адресата вказавши  UUID Поштової скриньки.

Для встановлення почергового порядку обробки  встановіть відмітку "Встановити порядок обробки". Також крок опрацювання можливо змінити у формі редагування ролі: є можливість налаштувати як послідовний,так і паралельний порядок обробки

---

Завершення створення редагування шаблону

Після того, як були додані документи, поля, визначені ролі, рівні доступу, встановлені налаштування документообігу шаблон можливо "Зберегти" або "Надіслати"


При надсиланні конверта система автоматично збереже цей шаблон, за умови, що обов’язкові поля налаштувань заповнені, а форма документа не залишена порожньою.